Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).
Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационносправочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).
Реквизит «Адресат» включает в себя:
- наименование адресата (получателя письма);
- почтовый адрес или номер телефона-факса, адрес электронной почты.
Получателем письма могут быть:
- должностное лицо/несколько должностных лиц;
- организация;
- структурное подразделение организации;
- группа организаций;
- физическое лицо.
АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО
По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:
Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:
- при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
- перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ
Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:
Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.
АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО
Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.
Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.
Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.
При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.
Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-м, 3-м и 4-м адресатами не указывается.
Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного подразделения.
Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:
Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:
Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.
Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).
Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.972016? Ничего.
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ
Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:
- на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
- на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ
- Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?
Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.
В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.302003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.
Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.972016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:
- Как выравнивать реквизит «Адресат»?
Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2017.
Реквизит «Адресат»
оформляется на документах, отправляемых
в другие организации или частным лицам,
представляемых руководству (заявления,
докладные и объяснительные записки) и
передаваемых в структурные подразделения.1
В
качестве адресата (реквизит 15)
могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические
лица.2
При адресовании
документа организации или структурному
подразделению их наименования указывают
в именительном падеже.3
Например:
|
Федеральное |
При этом если
документ адресован структурному
подразделению, то над его наименованием
необходимо указать наименование
организации.
Например:
|
ЗАО Управление |
В реквизите
«Адресат» допускается использовать
официально принятые сокращенные
наименования органов государственной
власти, органов местного самоуправления,
организаций.4
Если документ
отправляют в несколько однородных
организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их
следует указывать обобщенно.5
Например:
|
Администрации |
При адресовании
документа должностному лицу, его
должность и фамилию указывают в дательном
падеже, инициалы указывают перед
фамилией.6 Между
инициалами и фамилией должен быть
пробел.
Например:
|
Генеральному А.Г. Цицину |
или
|
ЗАО Генеральному |
Рис. 1.
Пример
оформления реквизита «Адресат» на
письме
Должность получателя
и его фамилия указываются только в том
случае, если известно, кто конкретно
занимается вопросом, изложенным в
документе. Это повышает оперативность
доведения документа до исполнителя.7
Документ не должен
содержать более четырех адресатов.
Слово «Копия» перед вторым, третьим,
четвертым адресатами не указывают. При
большем числе адресатов составляют
список рассылки документа.8 Указание
на документе нескольких адресатов
преследует цель информировать каждого
получателя об организациях и лицах,
которым одновременно направлен данный
документ.9
В состав реквизита
«Адресат» может входить почтовый
адрес.
При адресовании
письма в организацию указывают ее
наименование, затем почтовый адрес.10
Например:
|
ЗАО ул. |
При адресовании
документа физическому лицу указывают
фамилию и инициалы получателя, затем
почтовый адрес.11
Например:
|
Образцову Волгоградский |
Почтовый адрес –
местонахождение пользователя с указанием
почтового индекса соответствующего
объекта почтовой связи.12
Почтовый адрес в
составе реквизита «Адресат» должен
оформляться в соответствии с пунктом
23 Правил оказания услуг почтовой связи,
утвержденных постановлением Правительства
Российской Федерации от 15 апреля 2005 г.
№ 221, согласно которому реквизиты адреса
пишутся в следующем порядке:
-
название улицы,
номер дома, номер квартиры; -
название населенного
пункта (города, поселка и т.п.); -
название района;
-
название республики,
края, области, автономного округа
(области); -
название страны
(для международных почтовых отправлений); -
почтовый индекс.
Например:
ул. Орджоникидзе,
д.11, Москва, 115419
или
ул. Садовая, д. 5,
кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская
обл., 301264
Строки реквизита
«Адресат» центрируются по отношению
к самой длинной строке или выравниваются
по левому краю.
Например:
|
ЗАО ул. |
Для реквизита
«Адресат» на бланке писем могут
проставляться ограничительные отметки
для верхних границ зон расположения.13
Пример оформления
отметок для реквизита «Адресат»
на бланке письма приводится в приложении
Б к ГОСТу Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» (рисунки Б.3,
Б.4).
Пример оформления
бланка письма без отметок для реквизита
«Адресат» приводится на рисунке
Б.2 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».
Схема расположения
реквизита «Адресат» приведена на
рисунках 2 и 3.
Рис.
2.
Расположение реквизита «Адресат»
на формате А4 углового
бланка
01 — Государственный
герб Российской Федерации; 02 — герб
субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания); 04 — код
организации;
05 — основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код
формы документа; 08 — наименование
организации; 09 — справочные
данные об организации;
10 — наименование
вида документа; 11 — дата
документа; 12 — регистрационный
номер документа;
13 — ссылка
на регистрационный номер и дату
документа; 14 — место
составления или издания
документа;
15 — адресат; 16 — гриф
утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок
к тексту;
19 — отметка
о контроле; 20 — текст
документа
Рис.
3.
Расположение реквизита «Адресат» на формате А4 продольного
бланка
01 — Государственный
герб Российской Федерации; 02 — герб
субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания); 04 — код
организации;
05 — основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код
формы документа; 08 — наименование
организации; 09 — справочные
данные об организации;
10 — наименование
вида документа; 11 — дата
документа; 12 — регистрационный
номер документа;
13 — ссылка
на регистрационный номер и дату
документа; 14 — место
составления или издания
документа;
15 — адресат; 16 — гриф
утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок
к тексту;
19 — отметка
о контроле; 20 — текст
документа
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
На практике можно встретить множество правильных и неправильных вариантов оформления реквизита «адресат» на письмах. Давайте «отделим зерна от плевел», разобрав следующие вопросы. Где размещать этот реквизит? Включать ли в него адрес? Как указывать наименование организации, подразделения, должности и Ф. И. О. – в каком порядке и падеже? При направлении документа сразу нескольким организациям когда уместно будет указать их обобщенно, а когда перечислить конкретно? Как адресовать письмо частному лицу? Какие этикетные фразы в обращении и подписи сейчас уместны? Что писать после обращения «Уважаемый» – «Иван Иванович!» или «г-н Иванов», «господин Президент»? В каждом случае есть свой оптимальный вариант – поможем его подобрать. Такие статьи хороши тем, что их можно использовать как удобное методическое пособие (все систематизировано и наглядно показано) не только для себя, но и для своих подчиненных, коллег, если вы устали объяснять им «прописные истины».
ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:
- адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
- реквизит документа – элемент оформления документа.
Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут, который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа. Правила оформления реквизита «адресат», установленные ГОСТ Р 6.30-2003, предусматривают различные варианты его оформления – в них по-разному оформляются или не оформляются основные атрибуты реквизита «адресат».
И, наконец, термин адресат необходимо отличать от устаревшего понятия адресант, которое тем не менее упоминается в приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) в значении автор, т.е. отправитель документа (и прежде всего письма).
Поскольку переписка занимает обычно более 80% в объеме документооборота организаций, правила оформления реквизита «адресат» рассмотрим на примере официальных служебных писем, которые составляются в бумажной форме и направляются получателю в основном по почте.
В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:
- технологический, который означает, что организация будет направлять свое письмо через отделения почтовой связи или прибегая к услугам компаний, которые занимаются доставкой корреспонденции. Эти компании и Почта России в процессе доставки действуют как независимые третьи лица. Составляя письмо, нужно учитывать, как оно будет пересылаться, упаковываться, что порядок и последовательность оформления атрибутов почтового адреса устанавливаются Правилами оказания услуг почтовой связи, которые утверждаются постановлениями Правительства РФ и периодически обновляются;
-
управленческий, т.к. в письме может фиксироваться:
- конкретное управленческое решение, предложение, отчет или претензия – оно может быть адресовано в вышестоящую организацию или равностоящему партнеру, клиенту;
- обязательное для исполнения поручение или нормативный правовой акт, который рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.
То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
- фактор этикета – необходимость соблюдения принятых правил вежливости с учетом конкретной ситуации делового общения, статуса и положения адресата (юридическое или физическое лицо, вышестоящая или подведомственная организация, письмо направляется в первый раз или постоянному корреспонденту и т.п.).
Бланк письма организации
Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:
- в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
- Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).
Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором. Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.
Расположение реквизитов в бланке может быть:
- продольным (как в Примере 1) либо
-
угловым:
- центрированным (как в Примере 2) или
- флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).
У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).
Атрибуты реквизита «адресат»
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.
Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.
Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.
Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.
Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.
Пример 1. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов
Пример 2. Бланк письма организации с угловым центрированным расположением реквизитов
Пример 3. Адресование письма государственному органу
Пример 4. Адресование письма органу местного самоуправления
Пример 5. Адресование письма руководителю государственного органа
Пример 6. Адресование письма руководителю органа местного самоуправления
Если письмо адресуется сторонней равностоящей или нижестоящей организации, то в состав реквизита «адресат» письма можно включить почтовый адрес, который лучше отделить от наименования организации 1,5–2 межстрочными интервалами и начинать с маленькой буквы как предписывает ГОСТ Р 6.30-2003 (например, «ул.» или «пр.»):
Пример 7. Адресование письма «равностоящей» организации
Если письмо адресуется руководителю организации, то в должность включается полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы:
Пример 8. Адресование письма руководителю «равностоящей» организации
Если письмо адресуется руководителю организации, с которой коммуникация осуществляется не в первый раз, то почтовый адрес лучше не указывать.
Если письмо адресуется заместителю руководителя или иному должностному лицу (а не первому руководителю), то допускаются варианты (с добавлением почтового адреса или без), и следует обратить внимание на падежи, межстрочные интервалы. Адресация должностному лицу всегда производится в дательном падеже; если же наименование организации отделено от его должности, то оно пишется в именительном падеже:
Пример 9. Адресование заместителю руководителя «равностоящей» организации
Пример 10. Адресование заместителю руководителя «равностоящей» организации
Если письмо адресуется структурному подразделению организации, то в реквизите «адресат» сначала указывают наименование организации (допускаются установленные сокращения), а уже потом – этого структурного подразделения в именительном падеже.
Межстрочный интервал в Примерах 7, 10 и 11 для разделения атрибутов реквизита «адресат» желательно делать для ускорения восприятия и вычленения информации получателем, но это не жесткое требование.
Пример 11. Адресация структурному подразделению организации
Пример 12. Адресация структурному подразделению организации
Если письмо адресуется руководителю структурного подразделения, то в реквизит «адресат» включается наименование организации (в именительном падеже), а наименование подразделения включается в полное наименование должности в дательном падеже:
Пример 13. Адресация руководителю структурного подразделения организации
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Этот способ предусматривает:
- на самом письме оформление обобщенного наименования адресатов;
- дополнительное составление отдельного списка на рассылку письма, в который включаются их конкретные наименования и почтовые адреса.
Пример 14. Обобщенное оформление адресата на письме
Пример 15. Конкретные получатели и их адреса в списке рассылки документа
Список на рассылку или Лист рассылки формируется исполнителем письма на основании классификатора организаций и их адресов, который обычно накапливается в службе делопроизводства в результате выполнения операций регистрации документов (в СЭД или в таблицах Word, Excel). На каждом конверте, в который запечатывается каждый экземпляр письма, указывается конкретное наименование и адрес организации в соответствии со списком на рассылку. На основе этого списка печать информации на конверты может быть настроена автоматически даже через Word.
Необходимо обратить внимание, что этот способ применяется обычно вышестоящей организацией при рассылке писем своим подведомственным органам.
Однако если получателей одного письма не более 4-х, то все адресаты оформляются на самом документе, тогда можно обойтись без списка рассылки (слово «Копия» при этом перед 2-м, 3-м и 4-м адресатом не вписывается). Это ограничение по числу адресатов в одном письме устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 и здравый смысл. Адресование оформляется в этом случае в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «адресат» для каждого органа / организации, но подписываются все экземпляры такого письма как оригиналы, и каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется соответствующий конкретный почтовый адрес.
Данный способ адресации удобно применять, когда нужно уведомить о фактах нарушений, о значимых событиях прежде всего вышестоящие, контролирующие и регулирующие органы. Так все получатели увидят, кому еще было направлено данное письмо.
Пример 16. Несколько адресатов на одном письме
Если письмо одинакового содержания (письмо-предложение, например) необходимо разослать нескольким «независимым» организациям, то каждое письмо лучше оформить в статусе оригинала, т.е. на каждом указать индивидуальный адресат. При этом регистрационные номера у этих писем будут разными.
Оформление реквизита «адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Первым атрибутом является фамилия в дательном падеже, затем идут инициалы и потом – почтовый адрес:
Пример 17. Адресование письма физическому лицу
При адресовании письма официальному лицу с указанием его должности, инициалы оформляются перед фамилией (см. Примеры 9, 10, 13), поскольку основная идентификация получателя осуществляется по наименованию должности. При адресовании письма частному лицу, его инициалы указываются позади фамилии (Пример 17), поскольку наша идентификация как граждан осуществляется прежде всего по фамилии. При оформлении фамилии и инициалов они разделяются пробелом, инициалы между собой пробелом не разделяются, т.е. «И.И. Иванову», но не «И. И. Иванову».
Чтобы не ошибиться при адресовании, на сайтах организаций необходимо выяснять точные почтовые адреса, Ф. И. О. и наименования должностей руководителей, другие сведения, которые помогут наилучшим образом установить коммуникацию на первом этапе восприятия документа. Подобную информацию можно попробовать получить и у секретаря, почерпнуть из документов, полученных от этой организации.
Особое внимание уделяйте использованию прописных и строчных букв в наименованиях организаций и должностей. Нормы русского языка предполагают написание должности со строчной (маленькой) буквы, но конкретная высокая должность может писаться и с заглавной буквы, если это предусмотрено учредительными документами и локальными нормативными актами организации-получателя. Обращайте внимание на эти тонкости.
Фактор этикета
Обращение – условная этикетная фраза, речевая формула, которая выражает уважение и доброжелательное, вежливое отношение к адресату. Его рекомендуется заканчивать восклицательным знаком, подчеркивающим значимость и вопроса, и обращения к данному человеку.
Обращаются чаще всего по имени-отчеству (Пример 18), гораздо реже – по должности (Пример 20). Второй вариант носит строго деловой характер и используется при обращении к лицу, занимающему высокое должностное положение в государственных и муниципальных органах, крупной организации. Еще реже обращаются по фамилии без инициалов (Пример 19) – это подчеркивает «дистанцию», официальность отношений автора и адресата, скорее характерно для переписки с частным лицом.
Пример 18. Обращение по имени-отчеству
Пример 19. Обращение по фамилии (без инициалов)
Заголовок перед текстом помогает получателю быстро сориентироваться в сути письма (его принято оформлять на документах, изготовленных на листах А4 с текстом более 6-8 строк). Если на письме перед текстом размещают и заголовок, и обращение, то (см. Пример 21):
- сначала оформляется заголовок от границы левого поля,
- а потом обращение посередине отдельной строкой.
Пример 20. Обращение по должности
Пример 21. Текст начинается с заголовка
В последние годы проявилась тенденция использования своеобразной «этикетной рамки»: когда письмо начинают с обращения «Уважаемый…» и заканчивают фразой «С уважением,» рядом с подписью. Причем рукописное внесение фразы «С уважением» руководителем одновременно с подписанием письма подчеркивает особо уважительное отношение к адресату (см. Пример 20).
А вот заранее напечатанные обращение «Уважаемый…» и заключительная формула вежливости «С уважением,» воспринимаются пока как «масло масляное». Потому при подготовке проекта письма рекомендуем печатать обращение «Уважаемый…», а вот рукописное внесение заключительной формулы вежливости рядом с подписью лучше оставить на усмотрение руководителя.
Еще один способ особо уважительного отношения к адресату проявляется в «этикетной рамке»: «Глубокоуважаемый….» – «С глубоким уважением,», которая применяется при обращении к вышестоящей персоне (председателю совета директоров, руководителю вышестоящего органа власти или управления и т.п.), а также в случае оформления поздравлений, например с юбилейной датой.
Обращение «Дорогой…» даже в случае поздравлений адресата должно употребляться с осторожностью, т.к. в официальных отношениях все-таки должна соблюдаться некоторая управленческая дистанция.
Обращение «Многоуважаемый» в настоящее время считается устаревшим, избыточным – не соответствующим нормам современного делового стиля русского литературного языка1.
Особые правила обращения постепенно сформировались при работе с обращениями граждан. В ответ на их письма «лучшие практики» государственных органов и органов местного самоуправления рекомендуют следующие речевые формулы:
Пример 22. Обращение в тексте ответного письма на обращение гражданина
Но независимо от вопроса, поднятого в обращении гражданина, от ситуации (конфликт, жалоба или обращение по личному вопросу, в первый раз или повторное и т.п.), по-прежнему универсальной формулой обращения к гражданам является обращение по имени и отчеству (как в Примере 18).
Коммерческие организации при переписке с клиентами и рассмотрении их жалоб могут руководствоваться такими же рекомендациями.
В деловой переписке воспользоваться опытом Ваньки Жукова, чеховского героя, написавшего «на деревню дедушке, Константину Макаровичу» не удастся.Чтобы ваше письмо всегда доходило до адресата, не стоит игнорировать правила и порядок заполнения реквизитов адреса.
Помните, Ваньку Жукова, чеховского героя, который писал «на деревню дедушке, Константину Макаровичу»? В деловой практике такое адресование не принято, поэтому для начала нужно тщательно проверять, кому и куда адресован документ. И оформлять реквизит «Адресат» тоже нужно правильно. Иначе…
Хорошо, если ошибку обнаружила Почта России. Тогда письмо, скорее всего, вернут отправителю. Но бывает и так: почтовый адрес указан правильно, а в адресате указана совсем другая (не ваша) организация. Или в письме указан один адрес, а на конверте (без «окошка») другой — перепутали. Возможны разные варианты… Вот тогда приходится надеяться на совесть, профессионализм и лояльное отношение получателя этого послания.
По идее, делопроизводитель, вскрывший такое письмо, должен отправить по верному адресу (если он указан в письме) или вернуть его отправителю. Для бумажных писем еще прикладывается «сопроводиловка», объясняющая возникшую ситуацию. Но это «по идее», а на практике: кому сегодня нужна «лишняя головная боль и чужие проблемы», опять же затраты на канцелярию, и такие письма, чаще всего, летят в корзину…
Для информации и справки…
Адресование является обязательной составляющей информционно-справочных документов: справок, докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений, всех видов писем. Даже если документ отправляется нарочным (курьером) или передается лично, все равно, указывать, кому он адресован – обязательно. Передача «на словах» здесь недопустима. Документы адресуют юридическим лицам: организациям, их структурным подразделениям, руководителям организаций. В адресате могут быть указаны и физические лица: бывшие и работающие сотрудники, просто граждане, имеющим деловые и личные контакты с организацией.
Адресат располагают в правом верхнем углу документа, составные части реквизита ограничиваются правым полем. Допускается центрирование каждой строки относительно самой длинной. При адресовании достаточно названия организации, но, как правило, информационно-справочные документы адресуют первому руководителю. Он принимает управленческое решение, наносит на письмо резолюцию, которая и направляет документ для исполнения конкретным должностным лицам. Обращаем ваше внимание на то, что первым лицам организации письма и другие документы адресуют, начиная с наименования должности, затем указывают наименование организации, инициалы и фамилию, почтовый адрес или факс. Должность указывают в дательном падеже, инициалы — перед фамилией, через точку. Ниже указывают почтовый адрес или факс, если речь идет о внешней переписке или обращении граждан в различные организации. Во внутренних документах, по понятным причинам, никто и никакого почтового адреса не указывает.
Почтовый адрес указывается в соответствии с правилами, установленными Почтой России. Прошло около 8 лет, как мы перешли на «европейские» нормы: улица, номер дома, квартира, офис, город, индекс. Раньше слово «офис» писали с двумя «ф», на англоязычный манер, теперь осталось – одно. На практике этот порядок приживается плохо: в большинстве случаев адрес продолжают указывать «по старинке», в обратном порядке, начиная с почтового индекса.
Традиционно, в реквизите «Адресат» города Москва, Санкт-Петербург, а также города, имеющие в своем названии составную часть «город», «град», указываются без сокращения «г.»: Волгоград, Нижний Новгород, но зато при проведении факсовой отправки необходимо указывать код города. Например
Генеральному директору
ЗАО «Фининвестконсалтинг»
А.Л. Кострикову
ул. Вешних вод, д.23, офис 15
Москва. 112561
Специалистам организации письма адресуют, начиная с наименования организации; далее – структурное подразделение; должность, фамилия, инициалы специалиста, которому адресован документ.
ЗАО «Конструкция»
Отдел маркетинга
Старшему маркетологу
М.И. Долининой
Факс 8 (495) 117 8120
При адресовании документа в конкретное структурное подразделение без указания должностного лица используется именительный падеж. Например
Коммерческий банк «Амбассадор»
Департамент управления персоналом
ул. Сталеваров, д.14,
Москва, 117425
Можно адресовать документ просто в организацию, указав ее наименование и почтовый адрес. Оно все рано попадет на стол к руководителю или его референту и будет расписано для исполнения по должностной принадлежности. Но в этом случае прохождение документа внутри организации займет немного больше времени.
Если документ направляется по нескольким адресам и ознакомление каждого из адресатов с содержанием документа является целью и необходимостью, то на одном письме можно расположить подряд 4 адреса – не больше. При этом адресование производится, начиная с наиболее значимых организаций. Когда значимость выделить невозможно, допустимо использовать алфавит – по наименованию организации. Перед вторым и последующими адресами слово «Копия» не ставится, потому что все четыре экземпляра являются подлинниками, все подписываются собственноручно, при необходимости ставится «натуральный» оттиск печати. Если документ рассылается в большее количество адресов, то составляется список рассылки. При приемлемом количестве позиций в этом списке (не несколько сотен или тысяч адресов), на каждый экземпляр документа вбивается конкретный адрес.
Адресат – физическое лицо
Организация ведет переписку не только с юридическими лицами. Среди его партнеров и клиентов могут быть и физические лица. Например, банки и другие финансовые организации часто вынуждены напоминать заемщикам – физическим лицам о существующей задолженности перед кредитной организацией и необходимости его погашения.
В письме, адресованном физическому лицу, порядок адресования несколько иной. Сначала указывают фамилию, инициалы получателя, затем адрес:
Баркалову Ю.К.
ул. Тагильская, д. 17, кв. 36
Москва, 121415
Внутренние документы
Здесь соблюдаются общие правила адресования. Обращаетесь к первому лицу организации, начинайте с должности, наименование организации можно не указывать. Вы ведь пишете своему, а не чужому директору. Почтовый адрес? А зачем он? Хотя на практике приходилось встречаться с тем, что на докладной записке, адресованной директору своей же организации, люди не поленились и указали почтовый адрес полностью.
На самом деле нужно так:
Генеральному директору
П.Р. Самохвалову
или
Отдел кадров
Коротко и ясно.
Заявления и объяснительные записки
Не коротко, но ясно выглядит адресование на заявлениях и объяснительных записках. Ведь они пишутся на чистом листе бумаги, желательно, «от руки», но в этих документах, к реквизиту «Адресат» добавляется информация об их авторе и составителе.
Как правило, они адресуются первому руководителю, даже если речь идет о совершенно стандартной ситуации, где все неоднократно согласовано, и, главное, нет возражений. Сначала указывают должность руководителя, затем наименование организации, инициалы перед фамилией, через точку, затем следует наименование должности, при необходимости – структурного подразделения, инициалы и фамилия (по той же схеме) работника, который обращается к руководителю с заявлением или объяснительной запиской. Например:
Генеральному директору
ЗАО «Композит»
Д.С. Жаркову
*от старшего инспектора отдела кадров
М.Р. Михневой
Заявление
Прошу…
Если заявление составляется сторонними гражданами, то, по понятным причинам, никакая должность не указывается. Они ведь не работают в этой организации. Зато указывают фамилию, имя, отчество – полностью, надо же знать, как обращаться к человеку при решении его вопроса. Затем следует почтовый адрес (адрес проживания) с индексом и контактный телефон. Так, например, выглядит адресование в заявлении о приеме на работу. Он же еще не принят, значит не работник, а просто гражданин, без должности и структурного подразделения. Кстати, такое заявление не является обязательным документом и используется – на усмотрение кадровой службы.
Генеральному директору
ЗАО «Композит»
Д.С. Жаркову
*от Самарцевой Инны Алексеевны,
проживающей по адресу:
113456, Москва,
ул. Липецкая, д.00, кв.000
контактный телефон: 8 926 0000000
Заявление
Прошу…
*Некоторыми экспертами по вопросам русского языка и делопроизводства обсуждается целесообразность употребления предлога «от».
В приведенном примере почтовый адрес (адрес проживания) воспроизведен в той форме, которую используют наши заявители. С ГОСТ Р 6.30- 2003 «Требования к оформлению документов» большинство из них, по понятным причинам, не знакомо и, если организация не предложила образец для написания заявления, заморачиваться на эту тему не обязано. Но и образец наши люди могут заполнить по принципу: «мне так удобнее» и «я так привык». Стоит ли с этим спорить? Думаю, в данном конкретном случае – нет.
И.В. Мурнина
консультант по вопросам
делопроизводства, ведущий семинаров
Стили и жанры
Реквизиты – что это такое?
Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:
- об адресате (кому адресован документ);
- об адресанте (кем является автор документа – заявителем, просителем и т. д.);
- название типа документа (в некоторых документах обязательно, например: Заявление, Докладная записка, Доверенность; в некоторых опускается, например в деловых письмах);
- опись приложений к документу (если они имеются);
- дата;
- подпись автора документа и др.
Реквизиты обычно располагаются в «шапке» документа в следующем порядке:
|
Логотип |
Отправитель: наименование организации-отправителя и |
Контакты: почтовый адрес организации-отправителя, |
|
Наименование |
||
| Адресат: наименование организации-получателя; должность, инициалы и фамилия лица-получателя в дательном падеже | ||
|
Дата |
Рег. № документа |
|
|
Ссылка на дату и рег. № номер входящего документа |
||
|
ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ |
«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?
Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа. Например, так:
| Главному бухгалтеру ООО «Ферма «Рассветы Ильича» Иванченко Ю. В. |